1. Ρύθμιση Στοιχείων Σύνδεσης (API Credentials)

Εδώ, θα πείτε στην εφαρμογή μας πώς να 'επικοινωνεί' με το σύστημα του Hotelizer με ασφάλεια. Σκεφτείτε το σαν να δίνετε στην εφαρμογή μας τον σωστό 'αριθμό τηλεφώνου' και 'κωδικό πρόσβασης' για να καλέσει το Hotelizer.

Βήματα:

1. Πηγαίνετε στο μενού Ρυθμίσεις και επιλέξτε Integrations.
2. Βρείτε την ενότητα "Hotel PMS".
3. Όνομα Χρήστη (Username): Πληκτρολογήστε το παρεχόμενο όνομα χρήστη για πρόσβαση στο API: username
4. Κωδικός Πρόσβασης (Password): Πληκτρολογήστε τον παρεχόμενο κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο API: pass
5. Πατήστε το κουμπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τα στοιχεία σας.

2. Αντιστοίχιση Δωματίων

Αυτό το βήμα διασφαλίζει ότι όταν ένας πελάτης θέλει να χρεώσει το γεύμα του στο δωμάτιό του, το σύστημά μας ξέρει ακριβώς ποιο δωμάτιο στο Hotelizer να χρεώσει. Συνδέετε τους 'αριθμούς τραπεζιού' του εστιατορίου σας (αν τους χρησιμοποιείτε για δωμάτια) με τους αριθμούς δωματίων του Hotelizer.

Βήματα:

1. Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις και στη συνέχεια επιλέξτε Τραπέζια.
2. Θα βρείτε μια λίστα με τα διαμορφωμένα τραπέζια ή τις περιοχές του εστιατορίου σας. Για τα δωμάτια, αυτά μπορεί να εμφανίζονται ως ξεχωριστά "τραπέζια" ή "δωμάτια" στο σύστημά σας.
3. Για κάθε δωμάτιο/τραπέζι που αντιστοιχεί σε ένα δωμάτιο Hotelizer, θα χρειαστεί να το αντιστοιχίσετε.
   • Λήψη Δωματίων Hotelizer: Το σύστημα θα ανακτήσει αυτόματα τα διαθέσιμα δωμάτια από το Hotelizer.
   • Αντιστοίχιση: Για κάθε καταχώρηση δωματίου σας (π.χ., "Δωμάτιο 101", "Δωμάτιο 205"), επιλέξτε το αντίστοιχο ID Δωματίου Hotelizer από την αναπτυσσόμενη λίστα. Αυτή η λίστα θα εμφανίζει αριθμούς δωματίων όπως "109", "205", "104", κ.λπ., μαζί με τα Hotelizer IDs τους.
4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας αφού αντιστοιχίσετε όλα τα σχετικά δωμάτια.

3. Αντιστοίχιση Υπηρεσιών/Κατηγοριών Προϊόντων

Εδώ, θα πείτε στο Hotelizer πώς να κατηγοριοποιεί τα προϊόντα που πουλάτε. Για παράδειγμα, όλα τα 'Ποτά' σας θα πρέπει να αναγνωρίζονται ως 'Αναψυκτικά' από το Hotelizer. Αυτό βοηθά το Hotelizer να παρακολουθεί σωστά τις πωλήσεις σας.

Μέθοδοι:

Α. Ρύθμιση Μεμονωμένου Προϊόντος:

1. Πηγαίνετε στον Κατάλογο και μετά επιλέξτε Προϊόντα.
2. Κάντε κλικ σε ένα μεμονωμένο προϊόν για να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειές του.
3. Αναζητήστε ένα πεδίο ή ενότητα με την ετικέτα "Αντιστοίχιση Υπηρεσίας Hotelizer" ή παρόμοια.
4. Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε την Υπηρεσία Hotelizer που κατηγοριοποιεί καλύτερα αυτό το προϊόν. Οι επιλογές θα περιλαμβάνουν υπηρεσίες που ανακτήθηκαν από το Hotelizer (π.χ., id: 10, name: "Beverage", id: 11, name: "Food").
5. Αποθηκεύστε τις λεπτομέρειες του προϊόντος. Επαναλάβετε για όλα τα προϊόντα που σκοπεύετε να χρεώνετε σε δωμάτια.

Β. Μαζικές Ενέργειες (Συνιστάται για Κατηγορίες):

1. Πηγαίνετε στον Κατάλογο > Προϊόντα.
2. Μπορείτε να φιλτράρετε ή να επιλέξετε προϊόντα ανά κατηγορία (π.χ., "Αναψυκτικά", "Κυρίως Πιάτα").
3. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Μαζικές Ενέργειες" ή "Μαζική Επεξεργασία".
4. Επιλέξτε όλα τα προϊόντα που ανήκουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία (π.χ., "Αναψυκτικά").
5. Επιλέξτε την ενέργεια "Αντιστοίχιση Υπηρεσίας Hotelizer".
6. Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε την κατάλληλη Υπηρεσία Hotelizer (π.χ., "Beverage" για τα αναψυκτικά).
7. Εφαρμόστε τη μαζική ενέργεια. Αυτό θα ενημερώσει όλα τα επιλεγμένα προϊόντα με το επιλεγμένο ID Υπηρεσίας Hotelizer.
8. Επαναλάβετε για άλλες κατηγορίες προϊόντων μέχρι να αντιστοιχιστούν όλα τα σχετικά είδη.

4. Αντιστοίχιση Τρόπων Πληρωμής

Εάν οι πελάτες πληρώνουν μέρος του λογαριασμού τους απευθείας στο εστιατόριο (π.χ. με πιστωτική κάρτα), αυτό το βήμα βοηθά το Hotelizer να καταλάβει τι είδους πληρωμή ήταν. Θα συνδέσετε τους τύπους πληρωμής σας (όπως 'Μετρητά' ή 'Visa') με τους αναγνωρισμένους τύπους πληρωμής του Hotelizer.

Βήματα:

1. Πρόσβαση στην ενότητα Τρόποι Πληρωμής στην εφαρμογή διαχείρισης (backoffice) σας.
2. Θα δείτε μια λίστα με τους διαμορφωμένους τρόπους πληρωμής σας (π.χ., "Μετρητά", "Visa", "Mastercard").
3. Το σύστημα θα έχει ανακτήσει τους τρόπους πληρωμής του Hotelizer.
4. Για κάθε έναν από τους τρόπους πληρωμής σας, επιλέξτε το αντίστοιχο ID Τρόπου Πληρωμής Hotelizer από την αναπτυσσόμενη λίστα (π.χ., αντιστοιχίστε την "Visa" σας με την "Visa" id: 27 του Hotelizer).
5. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις των τρόπων πληρωμής σας.

Παραμετροποιήση Room Charge (Επι πιστώσει πληρωμή)

Παραμετροποίηση υπόλοιπων πληρωμών

5. Αντιστοίχιση ΦΠΑ/Φόρων (VAT/Tax Mapping)

Αυτό είναι πάρα πολύ σημαντικό για τους φόρους! Πρέπει να πείτε στο Hotelizer ποιος από τους δικούς σας συντελεστές ΦΠΑ (π.χ. ο 24% φόρος σας) αντιστοιχεί στους δικούς τους συντελεστές ΦΠΑ. Αυτό διασφαλίζει ότι όλες οι φορολογικές λεπτομέρειες είναι σωστές όταν τους στέλνετε χρεώσεις.

Βήματα:

1. Πηγαίνετε στο μενού Ρυθμίσεις.
2. Αναζητήστε μια ενότητα που σχετίζεται με τους "Φόρους" ή "Αντιστοίχιση ΦΠΑ".
3. Το σύστημα θα εμφανίσει τους διαμορφωμένους συντελεστές φόρου σας και θα έχει ανακτήσει τους ΦΠΑ του Hotelizer.
4. Για κάθε έναν από τους συντελεστές φόρου σας (π.χ., ο "Φόρος Πωλήσεων 24%"), επιλέξτε το αντίστοιχο ID ΦΠΑ Hotelizer από την αναπτυσσόμενη λίστα (π.χ., "ΦΠΑ 24%" id: 9).
5. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι ενεργοί συντελεστές φόρου έχουν αντιστοιχιστεί.
6. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις αντιστοίχισης φόρων.

Βήματα Χειροκίνητης Χρέωσης Δωματίου

1. Πρόσβαση στο Μενού Hotelizer εντός της Παραγγελίας

1. Μέσα από την ανοιχτή παραγγελία ενός τραπεζιού στο POS σας (όπου έχετε ήδη προσθέσει τα προϊόντα).
2. Εντοπίστε το κουμπί «Περισσότερες Ενέργειες» (ή παρόμοιο, όπως «Επιλογές», «Λειτουργίες»).
3. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί και επιλέξτε την επιλογή «Hotelizer»

2. Το Αναδυόμενο Παράθυρο Επιλογών

Μετά την επιλογή, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο  με τις ακόλουθες επιλογές:

A. Πρώτο Dropdown: Διαθέσιμα Δωμάτια με Κρατήσεις

• Αυτό το dropdown σας επιτρέπει να επιλέξετε ένα διαθέσιμο δωμάτιο με ενεργή κράτηση.
• Η λίστα αυτή ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο από το Hotelizer (όπως όταν ρωτάτε το Hotelizer: "Ποια δωμάτια είναι αυτή τη στιγμή κατειλημμένα και ποιοι μένουν εκεί;").
• Θα δείτε πληροφορίες όπως: Αριθμός Δωματίου και Όνομα Επισκέπτη (π.χ., "109 - Βασίλειος Παρασκευάς").
• Χρήση: Αυτό είναι ιδανικό για να επιλέξετε το συγκεκριμένο δωμάτιο όπου διαμένει ο πελάτης που θέλει να χρεώσει το λογαριασμό.

B. Δεύτερο Dropdown: Όλα τα Διαμορφωμένα Δωμάτια

• Αυτό το dropdown εμφανίζει όλα τα δωμάτια που έχουν ρυθμιστεί στο Hotelizer (δηλαδή, όλα τα φυσικά δωμάτια του ξενοδοχείου σας).
• Εάν το τραπέζι από το οποίο ξεκινήσατε την παραγγελία έχει ήδη ρυθμιστεί στο backoffice για να αντιστοιχεί σε ένα συγκεκριμένο δωμάτιο Hotelizer, τότε αυτό το δωμάτιο θα είναι αυτόματα επιλεγμένο.
• Χρήση: Αυτό το dropdown σας επιτρέπει να καθορίσετε σε ποιο *φυσικό* δωμάτιο θα καταχωρηθεί η χρέωση, ανεξάρτητα από το ποιος μένει εκεί αυτή τη στιγμή.

Γ. Checkbox: «Συγχρονισμός με Hotelizer»

• Αυτό το μικρό κουτάκι είναι η επιβεβαίωση ότι αυτή η συγκεκριμένη παραγγελία προορίζεται για χρέωση στο Hotelizer.
• Πρέπει να είναι επιλεγμένο (τσεκαρισμένο) για να πραγματοποιηθεί η χρέωση στο Hotelizer. Αν δεν το τσεκάρετε, η παραγγελία δεν θα σταλεί στο Hotelizer.

3. Τέλος Παραγγελίας και Συγχρονισμός

1. Αφού κάνετε τις επιλογές σας στα dropdown και βεβαιωθείτε ότι το checkbox «Συγχρονισμός με Hotelizer» είναι τσεκαρισμένο, κλείστε το αναδυόμενο παράθυρο (με το κουμπί «ΟΚ» ).
2. Μόλις ολοκληρώσετε την παραγγελία σας στο POS και επιλέξετε τρόπο πληρωμής (π.χ., «Χρέωση Δωματίου», «Πληρωμή σε Δωμάτιο») ή κλείσετε την παραγγελία με οποιονδήποτε τρόπο που υποδεικνύει χρέωση σε δωμάτιο, το σύστημα θα προχωρήσει αυτόματα στο στάδιο του συγχρονισμού.
3. Σε αυτό το σημείο, τα στοιχεία της παραγγελίας σας θα σταλούν με ασφάλεια στο Hotelizer.

1. Πρόσβαση στην Αναφορά "Ιστορικό Παραγγελιών"

Αυτή η αναφορά σας επιτρέπει να δείτε όλες τις παραγγελίες που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα POS σας.

1. Από το κεντρικό μενού του backoffice, επιλέξτε «Αναφορές».
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Ιστορικό παραγγελιών».

2. Εφαρμογή του Φίλτρου Hotelizer

Για να εμφανίσετε μόνο τις παραγγελίες που έχουν επιλεγεί για συγχρονισμό με το Hotelizer από το POS, θα χρησιμοποιήσετε το ειδικό φίλτρο.

1. Στην οθόνη του «Ιστορικού παραγγελιών», εντοπίστε και κάντε κλικ στο κουμπί «Φίλτρα».
2. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με διάφορες επιλογές φιλτραρίσματος (π.χ., «Ημερομηνιακό εύρος»).
3. Μέσα σε αυτό το παράθυρο, βρείτε και τσεκάρετε την επιλογή «Φίλτρο Hotelizer».
4.  Η λίστα των παραγγελιών θα ανανεωθεί, εμφανίζοντας μόνο αυτές που έχουν σημειωθεί για συγχρονισμό με το Hotelizer.

3. Κατανόηση των Αποτελεσμάτων

Αφού εφαρμόσετε το φίλτρο, προσέξτε τις ακόλουθες στήλες, οι οποίες σας βοηθούν να κατανοήσετε την κατάσταση των παραγγελιών:

• Πελάτης Hotelizer: Εμφανίζει το όνομα του επισκέπτη που έχει αντιστοιχιστεί στην παραγγελία από το Hotelizer.
• Δωμάτιο Hotelizer: Δείχνει τον αριθμό του δωματίου Hotelizer στο οποίο χρεώνεται η παραγγελία.
• Στείλε στο hotelizer: Αυτή η στήλη υποδεικνύει αν η παραγγελία έχει επιλεγεί για συγχρονισμό από το POS (αν δηλαδή τσεκαρίστηκε το κουτάκι «Να συγχρονίσει με hotelizer?»).

4. Εκτέλεση του Συγχρονισμού στο Hotelizer μέσω "Μαζικών Ενεργειών"

Ο συγχρονισμός των παραγγελιών με το Hotelizer γίνεται μέσω των «Μαζικών Ενεργειών Hotelizer». Μπορείτε να συγχρονίσετε τις παραγγελίες είτε μία-μία είτε πολλές μαζί.

Α. Μεμονωμένος Συγχρονισμός:

1. Εντοπίστε την παραγγελία που θέλετε να συγχρονίσετε (όπου το «Συγχρονισμός με hotelizer» είναι "Διαθέσιμο ή απο την ένδειξη συννεφάκι").
2. 
3. Στη γραμμή αυτής της παραγγελίας, αναζητήστε την επιλογή «Αποστολή» / «Συγχρονισμός».
4. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να στείλετε τη συγκεκριμένη παραγγελία στο Hotelizer.

Β. Μαζικές Ενέργειες Hotelizer (Συγχρονισμός Πολλών Παραγγελιών):

Αυτή είναι η πιο αποτελεσματική μέθοδος για τη διαχείριση πολλών παραγγελιών ταυτόχρονα.

1. Επιλογή Παραγγελιών: Τσεκάρετε τα πλαίσια δίπλα στις παραγγελίες που θέλετε να συγχρονίσετε.
2. Πρόσβαση στις Μαζικές Ενέργειες: Εντοπίστε το κουμπί «Μαζικές Ενέργειες», το οποίο συνήθως βρίσκεται στο κάτω μέρος της οθόνης (όπως φαίνεται στην εικόνα). Κάντε κλικ σε αυτό.
3. Επιλογή Τύπου Λειτουργίας: Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με τίτλο «Μαζικές Ενέργειες Hotelizer». Από το dropdown «Επιλέξτε τύπο λειτουργίας», έχετε τις εξής σημαντικές επιλογές:
   • Νέα αποστολή: Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή για να στείλετε παραγγελίες που δεν έχουν συγχρονιστεί ποτέ ξανά στο Hotelizer.
   • Επαναποστολή: Επιλέξτε αυτή την ενέργεια για να ξαναστείλετε παραγγελίες που ίσως απέτυχαν στον αρχικό συγχρονισμό ή χρειάζονται ενημέρωση.
   • Ενεργοποίηση συγχρονισμού: Αυτή η ενέργεια ενεργοποιεί τη στήλη «Στείλε στο hotelizer» για τις επιλεγμένες παραγγελίες, σε περίπτωση που δεν είχε ενεργοποιηθεί σωστά από το POS.
   • Απενεργοποίηση συγχρονισμού: Κάνει το αντίθετο της παραπάνω επιλογής, απενεργοποιώντας τη δυνατότητα συγχρονισμού για τις επιλεγμένες παραγγελίες.
   • Ακύρωση: Αυτή η επιλογή πιθανότατα αντιστοιχεί στη λειτουργία ακύρωσης χρεώσεων στο Hotelizer.
4. Εφαρμογή: Αφού επιλέξετε την επιθυμητή ενέργεια (π.χ., «Νέα αποστολή»), επιβεβαιώστε για να ξεκινήσει η διαδικασία.